各学院、中心各部门:
为进一步推动中心档案工作的规范化、制度化管理,确保2017年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档,根据《中国石油大学(华东)档案管理实施办法》和中心档案工作实际,现将2017年度档案归档工作具体事宜通知如下:
一、归档内容
(一)归档内容是2017年1月1日至2017年12月31日形成(或积累)的具有保存价值的文件材料和实物。
(二)学院、部门或个人获得省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗,对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品等。
(三)科研类归档材料重点包括校级以上科研项目(课题)的立项审批通知书、开题报告、申请书、合同书、研究报告、论文(著作),鉴定(验收)证书等。
(四)声像类归档的重点是中心大型工作会议的录像(视频)、照片;各类大型活动中形成的照片、视频等形式的档案材料。
(五)往年遗漏的应该归档的材料和实物。
二、归档要求
(一)请参考《教育发展中心档案管理工作指南》中关于归档范围的界定认真整理归档文件材料,做到应归尽归、应管尽管。
(二)归档的各类文件材料应为原件,复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料;照片档案应同步提交电子版(或底片)。
(三)归档的各类文字材料应严格按照《教育发展中心档案立卷工作规范》科学组卷,案卷标题简明确切、卷内目录完整清晰。
(四)文件材料移交归档时需同时提交移交目录一式二份,交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的,待重新修正后再办理移交手续。
(五)请于2018年6月30日前将归档材料移交到办公室(党群工部)。
三、其他
归档过程中如有问题,请随时与办公室(党群工作部)联系,联系电话:0532-86981185。
教育发展中心
2018年5月24日